Zaproszeni są na nie władze wszystkich członków stowarzyszenia oraz Biuro Federalne na czele z przewodniczącą Nicoletą Orzes oraz komisarzem federalnym Martinem Hafnerem. Naszą organizację reprezentowali Piotr Sitko- przewodniczący, Jerzy Żochowski ? naczelnik harcerzy, Magdalena Gzik – naczelniczka harcerek, Katarzyna Dyba – sekretarz stowarzyszenia oraz Krzysztof Jakubiak – skarbnik stowarzyszenia.
Podczas każdego z tych spotkań omawialiśmy bardzo ważne kwestie dla naszego całego ruchu. Były podejmowane takie tematy jak: finanse stowarzyszenia oraz ogólna sytuacja ruchu, zmiany statutu, przyjmowania nowych członków, tematy pedagogiczne, skład Biura Federalnego oraz krótkie raporty sytuacji stowarzyszeń w każdym z krajów członkowskich.
W skład stowarzyszenia wchodzą takie kraje jak: Portugalia, Hiszpania, Francja, Wielka Brytania, Irlandia, Włochy, Holandia, Belgia, Luksemburg, Szwajcaria, Austria, Czechy, Słowacja, Rumunia, Niemcy, Polska, Ukraina, Białoruś, Litwa, Rosja oraz Kanada. Spotkanie było bardzo cennym doświadczeniem. Wymieniliśmy swoje doświadczenia oraz przeprowadziliśmy wiele ciekawych rozmów między sobą. Dzięki temu pogłębiliśmy kontakty między naszymi stowarzyszeniami. Spotkanie Rady Federalnej było bardzo udane a nasi gospodarze czyli skauci z Szwajcarii dołożyli bardzo dużo starań aby przebiegało ono w miłej i pełnej gościnności atmosferze.
Zadanie publiczne „Dyplomacja harcerska” było współfinansowane przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych RP w ramach konkursu Dyplomacja Publiczna 2017 – komponent „Współpraca w dziedzinie dyplomacji publicznej 2017”. Publikacja wyraża jedynie poglądy autora i nie może być utożsamiana z oficjalnym stanowiskiem Ministerstwa Spraw Zagranicznych RP.